Regolamento dell’Albo

 Repubblica Italiana                                                                                                           Provincia Autonoma di Trento

 

ISTITUTO COMPRENSIVO  DI  SCUOLA PRIMARIA E SECONDARIA DI PRIMO GRADO    “RIVA 1”

 

38066 RIVA DEL GARDA – Via D.Chiesa, 12 – tel.  0464/553088 fax: 0464/562990 – C.F. 93013000224

www.riva1.it –  e-mail:  segr.riva1@scuole.provincia.tn.it

 

 REGOLAMENTO RELATIVO ALLA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI ALL’ALBO INFORMATICO

Articolo 1

Pubblicità legale

I mezzi di pubblicità legale (o giuridica) sono predisposti dall’ordinamento per rendere facilmente conoscibili determinati fatti e atti giuridici, dando agli interessati la possibilità oggettiva di venirne a conoscenza, in modo da assicurare la certezza dei rapporti giuridici. Accanto alla funzione di informare, la pubblicità giuridica può avere quella di dare conoscenza legale dei fatti per i quali è prevista. Ciò significa che, una volta effettuata la pubblicità nelle forme di legge, il fatto si considera conosciuto e nessuno può eccepire di ignorarlo, quand’anche non ne avesse avuto effettiva conoscenza.

Articolo 2

Oggetto del Regolamento

In attuazione dei principi di pubblicità e di trasparenza dell’attività amministrativa di cui all’art. 1  della legge 07/08/1990 n. 241 e successive modifiche ed integrazioni e al fine di garantire agli interessati l’esercizio del diritto di informazione, il presente Regolamento detta le modalità, le forme ed i limiti con i quali l’Istituto organizza e gestisce l’ ” Albo online ”, a norma dell’art. 32 della legge 18 giugno 2009, n. 69 e s.m.i..

La pubblicazione degli atti all’Albo Informatico deve rispettare i principi generali che presiedono al trattamento dei dati personali ai sensi del D.Lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”. L’Ente tiene conto delle disposizioni di cui alle “Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web” predisposte dal Garante Privacy in data 02 marzo 2011 (GU n. 64 19/03/2011) e delle indicazioni elaborate nel Vademecum del mese di luglio 2011 da parte di DigitPA.

Articolo 3

Istituzione dell’Albo informatico

L’Albo informatico on-line è istituito e riservato alla pubblicazione degli atti e dei provvedimenti aventi effetto di pubblicità legale;  è collocato all’interno dello spazio web del sito internet  istituzionale di questo Istituto ed è individuabile con l’etichetta “ Albo online “ ed è destinato alla pubblicazione degli atti per i quali le disposizioni di legge e di regolamento prevedono l’obbligo di pubblicazione avente effetto di pubblicità legale.

Articolo 4

Durata della pubblicazione all’Albo informatico

La pubblicazione avverrà per giorni naturali e continuativi, comprese le festività civili, e la sua durata sarà di quindici giorni  qualora una specifica durata non sia indicata da una disposizione di legge o di regolamento. Tale diversa durata di pubblicazione dovrà essere espressamente indicata nell’atto. L’Albo informatico deve essere accessibile in tutti i giorni dell’anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore.

Articolo 5

Effetti di pubblicità legale – Albo cartaceo

Gli effetti di pubblicità legale sono garantiti dalla pubblicazione all’Albo cartaceo in via transitoria sino alla data di entrata in vigore del presente Regolamento, che impone che gli effetti di pubblicità legale siano legati alla pubblicazione all’Albo informatico. Dopo tale data all’Albo cartaceo sarà posto in evidenza un avviso pubblico nel quale sarà indicato chiaramente che la presunzione di conoscenza legale è attribuita soltanto agli atti pubblicati nell’Albo informatico istituzionale, fornendo le indicazioni indispensabili per accedere agli stessi.

Articolo 6

Informazione sull’attività amministrativa e protezione dei dati personali

Nel formare e nel diffondere gli atti e le informazioni relativi all’attività amministrativa dell’Istituto deve essere assicurato il diritto alla riservatezza dei dati personali, in particolare di quelli sensibili e giudiziari in conformità alle disposizioni del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche ed integrazioni ed ai provvedimenti del Garante per la Privacy rispettando i principi di pertinenza, non eccedenza e indispensabilità rispetto alle finalità perseguite. Gli atti sono di norma pubblicati in forma integrale in maniera conforme all’originale. Nel rispetto dei suddetti principi di necessità, correttezza, esattezza, completezza, indispensabilità, pertinenza, non eccedenza, previsti dagli articoli 3, 11, 22 del d.lgs 196/03 e nel rispetto delle sopra indicate Linee Guida del Garante Privacy, gli atti possono essere pubblicati anche in modo parziale al fine di non dare diffusione di dati eccedenti alle finalità di competenza prevedendo in ragione di singole fattispecie l’oscuramento di dati personali, sensibili e giudiziari.

Articolo 7

Struttura dell’Albo informatico

La struttura, le dimensioni e la disposizione dell’Albo informatico per la pubblicazione dei documenti informatici, nonché le modalità di accesso agli stessi, devono essere tali da consentire una agevole ed integrale conoscenza dell’intero contenuto dei documenti pubblicati, garantendo la protezione dell’integrità degli stessi documenti da possibili atti di distruzione o di cancellazione, di danneggiamento e di sottrazione, anche di natura casuale.

Articolo 8

Pubblicazione, durata e modalità

La durata della pubblicazione all’Albo informatico ha inizio nel giorno della materiale pubblicazione ed ha termine il giorno precedente a quello della materiale rimozione del documento dalla sezione del sito in cui è stato pubblicato. Alla scadenza dei termini, gli atti già pubblicati non sono più visionabili. Qualora si vogliano rendere fruibili gli atti in un tempo successivo a quello strettamente necessario alla loro pubblicazione, la sezione dove si trovano gli atti ancora in pubblicazione sarà divisa da quella in cui si inseriscono quelli pubblicati. Il motore di ricerca interno al sito terrà conto di questa ripartizione. Durante la pubblicazione, è vietato sostituire i documenti o modificarne il contenuto. Su motivata richiesta scritta dell’organo competente, la pubblicazione può essere interrotta. Detto evento deve essere annotato sia sul registro e sia sul documento, unitamente agli estremi del soggetto che lo ha disposto. Salvo specifiche esigenze connesse alla tutela del diritto alla riservatezza degli interessati o in ragione di diverse indicazioni di legge gli atti sono, di norma, pubblicati nel loro integrale contenuto comprensivo di tutti gli allegati. In deroga al principio di integralità, qualora la tipologia e/o consistenza e/o il numero degli atti da pubblicare, anche se contenuti su supporto magnetico, non ne consentono l’integrale affissione all’albo informatico, si procede come segue: il soggetto o l’ufficio che procede alla pubblicazione inserisce un apposito avviso da pubblicare all’albo informatico in luogo e/o in aggiunta degli atti da pubblicare, dal quale si evincano tutti gli elementi essenziali soggettivi e oggettivi (ente e organo da cui promana, il numero di protocollo e/o identificativo e la data di adozione, il destinatario, ogni altro elemento utile) attraverso cui sia possibile individuare esattamente il documento e sinteticamente il contenuto, nonché l’Ufficio presso il quale lo stesso documento è consultabile integralmente e contemporaneamente durante il periodo di pubblicazione del relativo avviso. Il sito presso cui è presente l’Albo informatico deve essere accessibile anche da parte delle persone diversamente abili a norma del Codice dell’amministrazione digitale (D. Lgs. N. 82/2005).

Articolo 9

Atti dell’Istituto da pubblicare all’Albo informatico

Sono pubblicati all’Albo informatico gli atti adottati dagli organi dell’Istituto nonché da altre pubbliche amministrazioni purché la loro pubblicazione sia disposta da una norma di legge. Sono pubblicati all’Albo informatico i seguenti atti, elencati in modo non tassativo, adottati dagli organi di questo Istituto e tutti gli atti per i quali la legge e/o regolamento prevede la pubblicazione:

Elenco delle tipologie di atto pubblicabili nell’albo on-line

 

Codice

Descrizione

    

1 Delibere del Consiglio dell’Istituzione

 

 
2 Determine del Dirigente

 

 
3 Atti personale dipendente

 

–  atti di nomina dei supplenti temporanei

–  avvisi di pubblicazione delle graduatorie interne compilate a vario titolo

–  contratti  di istituto e codice disciplinare

4 Regolamenti d’Istituto

 

–  Progetto di Istituto, Carta dei servizi, Statuto, Regolamento interno

 

5 Collaborazioni esterne

 

–  incarichi conferiti ad esterni

–  bandi per la ricerca di personale esterno

6 Organi collegiali

 

–  risultati delle elezioni per il rinnovo degli organi collegiali

–  avvisi di convocazione del Consiglio dell’Istituzione e del Collegio dei docenti

7 Atti vari

 

–  atti inviati dagli altri enti per la pubblicazione

–  tutti gli ulteriori atti per disposizioni di legge, regolamento o su richiesta    devono essere pubblicati ufficialmente mediante affissione all’albo, per la durata stabilita nelle  predette norme o richieste

Articolo 10

Atti non soggetti alla pubblicazione

Non sono soggetti alla pubblicazione ai sensi del precedente articolo gli atti e i documenti cui l’adempimento non produca effetti legali. In tal caso possono essere affissi nella versione cartacea in appositi spazi informativi dislocati nell’Istituto oppure essere collocati in altre sezioni del sito Internet istituzionale.

Articolo 11

Responsabile dell’Albo informatico

La responsabilità della gestione dell’Albo informatico è affidata al personale preposto a ciascuna area organizzativa, individuato quale responsabile del procedimento di pubblicazione, che provvede alla pubblicazione degli atti, provvedimenti e informazioni di competenza nel rispetto dei termini di legge e dei principi fissati dal presente regolamento. Il Dirigente Scolastico, con proprio atto, individua per ciascuna area organizzativa il responsabile e addetto alla gestione dell’Albo informatico. Il Responsabile Amministrativo vigila sulla regolare tenuta dell’Albo informatico. I dipendenti individuati saranno muniti di utente e password personale per accedere all’applicativo informatico.

La pubblicazione di atti all’Albo Informatico, quando costituisce operazione di trattamento di dati personali consistente, ai sensi dell’art. 4 lettera m), del D.Lgs 30/06/2003 n. 196, nella diffusione degli stessi dati, deve essere espletata nel rispetto delle specifiche norme previste dal citato decreto.

Il rispetto dei principi e delle disposizioni in materia di riservatezza dei dati personali, anche in relazione alla pubblicazione obbligatoria all’Albo Informatico, è assicurato con idonee misure e accorgimenti da attuare in sede di redazione dell’atto stesso da parte del soggetto competente. Del contenuto degli atti pubblicati in relazione al rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, è responsabile il soggetto, l’ufficio o l’organo che propone e/o adotta l’atto da pubblicare. Il D.Lgs 30/06/2003, n. 196 prevede che:

– tutti i dati personali possono essere oggetto di una o più operazioni di trattamento purché finalizzati allo svolgimento di funzioni istituzionali e nel rispetto dei presupposti e dei limiti di legge; sono da rispettare i principi di necessità e di proporzionalità dei dati personali diffusi rispetto alla finalità della pubblicità-notizia che con la pubblicazione si persegue;

– la diffusione dei dati personali  è lecita soltanto se è realmente indispensabile (art. 18 e segg. D.Lgs n. 196/2003), pertinente rispetto al contenuto del provvedimento e non eccedente rispetto al fine che con esso si intende perseguire;

– i dati sensibili possono essere oggetto di diffusione, soltanto se tale operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o di regolamento;

– i dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono mai essere diffusi (ex art. 22 comma 8, D.Lgs 196/2003);

– i dati giudiziari possono essere oggetto di diffusione, soltanto se siffatta operazione di trattamento sia indispensabile e prevista da una norma di legge (ex art. 21 D.Lgs 196/2003).

I dati personali diversi dai dati sensibili e giudiziari possono essere oggetto di diffusione se siffatta operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o di regolamento.

 

Articolo 12

Modalità di pubblicazione dei documenti all’Albo informatico

Il soggetto o l’ufficio che intende pubblicare un atto all’Albo informatico deve:

1. formare il documento in modalità digitale secondo quanto previsto dall’art. 40 del D. Lgs. N. 82/2005;

2. firmare il documento con  la  firma digitale oppure indipendentemente dal software utilizzato convertire il documento in uno dei formati standard (es. PDF) previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, al fine di garantire la sua inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura;

3. inserire nell’apposito applicativo informatico, previa protocollazione, i documenti informatici verificando che la pubblicazione sia visibile on-line e che alla scadenza del termine per la pubblicazione previsto dalla legge o dal regolamento non sia più presente;

4. indicare contestualmente all’inserimento la data di inizio e di fine della pubblicazione all’Albo informatico;

  1. provvedere all’annotazione delle pubblicazioni in apposito registro anche informatico a norma del successivo articolo.

L’accesso agli atti pubblicati all’Albo Informatico è consentito in modalità di sola lettura, al fine di evitare che possano essere modificati o cancellati.

*Dlgs 82/05 art. 40. Formazione di documenti informatici. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71.

Articolo 13

Registri per l’annotazione delle pubblicazioni

Su apposito registro, anche informatico, cui è conferito valore di prova legale della procedura eseguita, sono annotati i seguenti dati relativi alla procedura di pubblicazione all’Albo informatico:

 

a) il numero cronologico progressivo per ciascun atto relativo a ciascun anno;

b) la data in cui l’atto è stato pubblicato;

c) la natura e l’oggetto dell’atto da pubblicare;

d) la data e la durata di pubblicazione all’Albo pretorio informatico;

 

La conservazione e la stampa del registro annuale è a cura del dipendente assegnato all’area protocollo.

Articolo 14

Pubblicazioni per conto di terzi

L’Istituto può pubblicare all’Albo informatico anche atti, provvedimenti e comunicazioni di altre Pubbliche Amministrazioni. A tale scopo gli atti da pubblicarsi devono essere trasmessi all’Istituto, unitamente ad una nota in cui siano indicati:

– l’oggetto dell’atto da pubblicare;

– il termine iniziale e finale della pubblicazione.

In tale caso, l’Istituto non assume alcuna responsabilità in merito al contenuto degli atti, provvedimenti e comunicazioni pubblicati, che grava, pertanto, esclusivamente sull’Ente che ne richiede la pubblicazione. L’Istituto non dà di norma comunicazione dell’avvenuta pubblicazione, salvo che specifiche disposizioni di Legge lo prevedano. I documenti inviati per la pubblicazione all’Albo informatico devono essere formati secondo le indicazioni previste art. 11 del presente regolamento. In caso contrario non si procederà alla pubblicazione, dandone tempestiva comunicazione alla Pubblica Amministrazione proponente.

Articolo 15

Copia degli atti pubblicati

Decorsi i termini della pubblicazione, per ottenere copia degli atti e dei provvedimenti si applicano le disposizioni del regolamento che disciplina le modalità di accesso agli atti.

Articolo 16

Norme di rinvio

Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento si rinvia alle disposizioni legislative se ed in quanto applicabili in materia.

Articolo 17

Entrata in vigore e pubblicità del presente Regolamento

Il presente regolamento entra in vigore il  18 aprile 2013 con delibera n°  5/2013 ed è reso pubblico sul sito Internet istituzionale dell’Istituto.